Digital tidsregistrering er blevet en central del af mange virksomheders hverdag. Nye krav til dokumentation af arbejdstid, kombineret med et ønske om bedre overblik over medarbejderressourcer, har fået flere organisationer til at investere i software til tidsregistrering. Det fortæller softwarevirksomheden Timegrip, der til dagligt hjælper kunder med tidsregistrering og vagtplanlægning gennem deres systemer. 

Samtidig har mange virksomheder fået øjnene op for, at tidsregistrering ikke kun handler om compliance. Når arbejdstidsdata registreres struktureret og analyseres korrekt, kan de også give værdifuld indsigt i virksomhedens ressourceforbrug, medarbejderomkostninger og bemandingsbehov.

Markedet for løsninger er imidlertid stort, og forskellene mellem systemerne kan være betydelige. Nogle systemer er primært udviklet til simpel registrering af arbejdstid, mens andre er designet som en integreret del af en større Workforce Management-platform med funktioner til vagtplanlægning, analyser og bemandingsstyring, som f.eks. Timegrip. 

Derfor anbefales det, at virksomheder grundigt vurderer både deres nuværende behov og deres fremtidige udvikling, før de vælger en platform. Det indebærer også at involvere både IT-afdelingen, ledelsen og de medarbejdere, der skal bruge systemet i praksis.

“Et system til tidsregistrering skal først og fremmest skabe overblik. Hvis medarbejdere og ledelse ikke kan bruge dataene aktivt, mister registreringen sin værdi”, siger Timegrips CEO, Rex A. Clausager.

Brugervenlighed og integrationer er afgørende

En af de vigtigste faktorer ved valg af software, er brugervenlighed. Hvis medarbejderne oplever systemet som besværligt eller tidskrævende, risikerer virksomheden mangelfulde registreringer. Derfor anbefaler Timegrip altid, at virksomheder tester systemet i praksis og involverer medarbejderne i processen. Et intuitivt interface kan gøre en stor forskel i hverdagen for de medarbejdere, der skal tidsregistrere hver dag. 

I mange organisationer indgår tidsregistrering yderligere i et større digitalt økosystem af HR-, løn- og driftsløsninger, hvorfor integrationer spiller en stadig større rolle ved valg af system. På den måde kan data flyde direkte mellem systemerne uden manuel indtastning. Derigennem reducerer I både jeres administrative byrde og mindsker risikoen for fejl ved manuelle indtastninger. 

Data kan styrke ledelsesbeslutninger

Ud over dokumentation, er det centralt at jeres valgte system også giver adgang til analyser og rapporter. Disse data kan hjælpe jeres ledelse med at forstå arbejdstidsmønstre og planlægge fremtidige bemandingsbehov i tråd med jeres budget. For eksempel kan analyser vise perioder med høj belastning, hvor ekstra medarbejdere kan være nødvendige eller tydeliggøre, hvor jeres lønomkostninger til overarbejde kan reduceres.

“Data om arbejdstid er blevet et vigtigt ledelsesværktøj, der er helt uundværligt, hvis man fortsat vil være en konkurrencedygtig virksomhed”, siger Timegrips CEO, Rex A. Clausager. 

Samtidig anbefaler vi, at virksomheder vælger løsninger, der kan vokse med organisationen. Et system skal ikke kun fungere i den position som jeres virksomhed har i dag. Det skal også kunne vokse i størrelse sammen med jer og dermed understøtte flere medarbejdere, nye processer, mange overenskomster osv. i fremtiden.

Derfor kan det være en fordel at vælge en platform, der løbende udvikles og opdateres i takt med nye teknologier og lovkrav eller som kan specificeres løbende til netop jeres virksomhed. Timegrip leverer workforce management systemer til både Enterprise virksomheder med flere 1000 medarbejdere og helt ned til små virksomheder med 10-20 medarbejdere, og gør det derfor meget let at vokse med systemet uanset størrelse. 

Om Timegrip

Timegrip er en Workforce Management virksomhed, der leverer digitale løsninger til vagtplanlægning, tidsregistrering og HR-Controlling til virksomheder i hele Centraleuropa. Med deres softwareløsninger hjæper de virksomheder med at registrere arbejdstid, planlægge bemanding og skabe overblik over medarbejderressourcer og -omkostninger på tværs af hele organisationen.